HB 913: EL SITIO WEB DE LA ASOCIACIÓN

Como hemos comentado en el blog durante las últimas semanas, la HB 913 se promulgará el 1 de julio. El proyecto de ley abarca una gran variedad de temas. Estas son las nuevas disposiciones sobre el sitio web de la asociación:

A menos que se requiera un período más corto, un documento debe estar disponible en el sitio web de la asociación o disponible para su descarga a través de una aplicación en un dispositivo móvil dentro de los 30 días posteriores a que la asociación reciba o cree:

Se deberá publicar en formato digital en el sitio web o la aplicación de la asociación una copia actual de los siguientes documentos:

a. La declaración de condominio registrada de cada condominio operado por la asociación y cada enmienda a cada declaración.

b. Los estatutos registrados de la asociación y cada modificación de los estatutos.

c. Los estatutos de la asociación, u otros documentos que la constituyan, y cada enmienda a los estatutos u otros documentos. La copia que se publique conforme a este subpárrafo debe ser una copia de los estatutos presentados ante el Departamento de Estado.

d. Los estatutos de la asociación.

e. Una lista de todos los contratos o documentos pendientes de ejecución en los que la asociación sea parte o bajo los cuales la asociación o los propietarios de las unidades tengan una obligación o responsabilidad y, una vez finalizada la licitación de los materiales, equipos o servicios relacionados, una lista de las ofertas recibidas por la asociación durante el último año. Los resúmenes de las ofertas de materiales, equipos o servicios que superen los $500 deben mantenerse en el sitio web o la aplicación durante un año. En lugar de los resúmenes, se podrán publicar copias completas de las ofertas.

f. El presupuesto anual requerido por la sección 718.112(2)(f) y cualquier presupuesto propuesto que se considerará en la reunión anual.

g. El informe financiero requerido por el inciso (13) y cualquier estado de ingresos o gastos mensuales que se deba considerar en una reunión.

h. La certificación de cada director requerida por el art. 718.112(2)(d)4.b.

i. Todos los contratos o transacciones entre la asociación y cualquier director, funcionario, corporación, firma o asociación que no sea una asociación de condominios afiliada o cualquier otra entidad en la que un director de la asociación también sea director o funcionario y tenga intereses financieros.

j. Cualquier contrato o documento relativo a un conflicto de intereses o posible conflicto de intereses según lo dispuesto en los arts. 468.4335, 468.436(2)(b)6. y 718.3027(3).

k. La notificación de cualquier reunión de propietarios de unidades y el orden del día de la reunión, según lo exige el artículo 718.112(2)(d)3, a más tardar 14 días antes de la reunión. El aviso debe publicarse de forma visible en la página principal del sitio web o la aplicación, o en una subpágina separada del sitio web o la aplicación denominada "Avisos", que sea visible y tenga un enlace desde la página principal. La asociación también debe publicar en su sitio web o aplicación cualquier documento que los propietarios deban considerar y votar durante la reunión, o cualquier documento incluido en el orden del día, al menos 7 días antes de la reunión en la que se tratará el documento o la información que contiene.

l. Aviso de cualquier reunión de la junta, la agenda y cualquier otro documento requerido para la reunión según lo exige la sección 718.112(2)(c), que debe publicarse a más tardar en la fecha requerida para el aviso según la sección 718.112(2)(c).

m. Los informes de inspección descritos en los arts. 553.899 y 718.301(4)(p) y cualquier otro informe de inspección relacionado con una inspección estructural o de seguridad de vida de una propiedad en condominio.

n. El estudio de reserva de integridad estructural más reciente de la asociación, si corresponde.

o. Copias de todos los permisos de construcción emitidos para construcciones en curso o planificadas.

Por lo tanto, esto responde a la pregunta de cuánto tiempo tiene una asociación para publicar cualquiera de los registros oficiales mencionados anteriormente en su sitio web, una vez que toma posesión de ellos.

Además de los registros ya requeridos, la asociación deberá publicar en su sitio web lo siguiente:

Las actas aprobadas de todas las reuniones de la junta de administración durante los 12 meses anteriores.

La grabación de vídeo o un hipervínculo a la grabación de vídeo de todas las reuniones de la asociación, la junta de administración, cualquier comité y los propietarios de unidades que se realicen por videoconferencia durante los 12 meses anteriores.

Una copia de todas las declaraciones juradas requeridas por este capítulo.

Así que recuerde guardar copias de las reuniones de Zoom o de equipo en las que participe la junta y publicarlas en el sitio web de la asociación.

Existe un movimiento evidente para garantizar que los propietarios no solo tengan más oportunidades de participar en los asuntos de la asociación, sino que también tengan el derecho de inspeccionar dichos asuntos al tener un mayor acceso a los registros oficiales de la asociación al alcance de su mano.

Lo he dicho muchas veces, pero entre:

1. asegurarse de que todos estos registros se coloquen en el sitio web de la asociación;

2. tener ahora la obligación de obtener registros que la asociación tal vez ni siquiera tenga;

3. proporcionar acceso oportuno a los miembros;

4. y preparar listas de verificación para aquellos propietarios que soliciten acceso a los registros oficiales,

Muchas asociaciones necesitarán contratar a otra persona simplemente para mantener y brindar acceso continuo a los registros oficiales en la forma que ahora exige el Estatuto 718 de Florida.

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Mire nuestro episodio reciente de Condo Craze y HOAs para obtener más información sobre los sitios web de las asociaciones y HB913.

Season 3 Episode 18